Kaufmann für Büromanagement bei der Arbeit ©Ahrens+Steinbach Projekte

Ausbildung
Office management clerk

Course of education
Duale Ausbildung
Empfohlener Schulabschluss
Realschulabschluss / Mittlere Reife
Training period
3 year(s)
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Office management clerks formulate and design texts. They compile and analyse statistics and are in charge of general office work.

Büro und Verwaltung Kaufmännische Berufe Berufe im Öffentlichen Dienst/Verwaltung Berufe im Sekretariat Berufe im Handel

Deine Tätigkeiten

Office management clerks are all-rounders in companies or public administration. The phone is ringing non-stop, the principal needs a list of all appointments for tomorrow, the news article for the company’s website must be urgently finished and published and there is another letter to write to a cooperation partner – this could be a situation office management clerks need to handle. 

They are required to be reliable and conscientious because they form the basis for a company or public administration’s organisation. Organisation is everything! Office management clerks deal with each kind of oral and written communication: They make and receive calls, write business letters and record conversations. They advise and support customers, solve their problems and deal with customer demands and requirements. Office management clerks should not have a dislike for maths! 
Collecting and registering data, such as sales figures or customer information, and compiling statistics on this data lie in their area of responsibility as well. Office management clerks prepare meetings, fairs and congresses. They calculate the budget and the required personnel and check invoices and receipts. Nothing is working without computer technology, fax, telephone or Dictaphone in an office. Therefore, it is important to know how to apply these technologies.Office management clerks are orthography experts and draw up texts (letters, contracts, tables, forms etc.) correctly at the computer. They multiply, safe and file documents. 

Inhalte der Ausbildung


Prospective office management clerks are qualified within three years of training. These are some of the training contents:
  • Corporate organisation 
  • Office management and office communication
  • Compiling and analysing personnel statistics 
  • Word processing and design 
  • Data and information processing 
  • Using equipment and organisation tools
  • Processing orders 
  • Customer acquisition 
  • Procurement of goods and services
  • Recording and evaluating value streams 
  • Organising events and business trips 
  • Securing financial solvency 
  • Optimizing business measures 
  • Personnel management tasks 
  • Administrating office supplies 
  • Accounting 

Cooperative task-solving In addition, they have to specialize in two of the following fields:
  • Controlling and coordinating orders 
  • Commercial control 
  • Commercial operations for small/medium-sized business
  • Purchase and logistics 
  • Sales and marketing
  • Personnel management
  • Assistance/ secretary’s office
  • Public relations and event management
  • Administration and law
  • Public financial administration

Besonderheiten


Die Berufsbezeichnung „Kaufmann für Büromanagement“ ist eine Kombination aus den älteren Bezeichnungen der Ausbildungsberufe Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation und Kaufmann für Bürokommunikation. Deine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement kannst du dual oder auch als schulische Ausbildung absolvieren. Während du in der dualen Ausbildung direkt in einem Unternehmen arbeitest, erhältst du in der schulischen Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement zunächst überwiegend theoretisches Wissen.



Voraussetzungen


Prospective office management clerks should show the following skills and qualities:
  • Flexibility 
  • Working with computers and other office devices 
  • Good memory 
  • Customer-orientation 
  • Having a good memory
  • Friendliness, empathy
  • Sociability
  • Ability to work in a team
  • Ability to handle stress
  • Having a mathematical and logical mind
  • Organisation talent
  • Eloquence (in writing and speaking)
  • Powers of concentration
  • Working conscientiously and quickly
  • Commercial thinking
Quellen:
Bei der Recherche für unsere Berufsbilder verwenden wir die Informationen von der Bundesagentur für Arbeit
sowie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie .

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